Foto: Spencer Watson | Unsplash
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CPM-Projekte: Eine Reise ins Ungewisse?

Es ist paradox: Professionelle Lösungen für CPM (Corporate Performance Management) sind längst kein Geheimtipp mehr, sondern haben sich über Jahre im Praxiseinsatz bewährt. Dennoch warten manche Unternehmen lieber ab und behelfen sich weiterhin mit Excel. BARC-Analyst Dr. Christian Fuchs erklärt, woher dieses Zögern kommt und welche Folgen damit verbunden sind.

Unsere Welt verändert sich momentan in ungeahnter Geschwindigkeit. Was gestern noch als sicher galt, kann morgen schon hinfällig sein. Um mitzuhalten, müssen Unternehmen daher immer weiter steigenden Anforderungen gerecht werden. Das gilt insbesondere für die Geschwindigkeit, Vorausschau und Agilität der Unternehmenssteuerung.

Was also tun? Best-in-Class-Unternehmen adressieren diese Herausforderung mithilfe integrierter CPM-Lösungen und glänzen mit erhöhter Transparenz und Kontrolle in den Planungs- und Steuerungsprozessen. Das hat sich mittlerweile herumgesprochen: Immer mehr Entscheider erkennen die wachsende Bedeutung von CPM und würden gerne auf den Zug aufspringen.

Doch trotz der Erkenntnis, dass ein softwareunterstütztes CPM essentiell für eine moderne Unternehmenssteuerung und führung ist, scheuen viele Unternehmen den Aufwand und das Risiko, ein solches Projekt anzugehen.

Die meisten Bedenken sind unbegründet

Entscheider, die bisher noch nie in CPM-Projekte involviert waren (z. B. bei einem vorherigen Arbeitgeber), sehen sich einer großen Herausforderung gegenüber: Häufig existiert eine klare Erwartungshaltung an den daraus resultierenden Nutzen, die Vorgehensweise und der Umfang des Auswahl- und Einführungsprojekts sind jedoch eine große Unbekannte. In der Praxis führt diese Konstellation häufig dazu, dass Projekte in Umfang und Komplexität überschätzt werden, da sie ohne die nötige Expertise sehr schwer einzuschätzen sind. Im schlimmsten Fall kann das dazu führen, dass ein Projekt für nicht machbar erklärt wird, bevor ein Experte die Situation korrekt beurteilen konnte.

Auch eine unklare Projektdefinition kann dazu führen, dass die CPM-Einführung unter einem schlechten Stern steht. Wird ein Projekt z. B. aus dem Controlling heraus gestartet, ohne zuvor eine Anforderungserhebung auch in den anderen Abteilungen inklusive der IT durchgeführt zu haben, fällt dieses Versäumnis den Beteiligten nicht selten im weiteren Projektverlauf auf die Füße.

Die gute Nachricht: Es ist alles halb so schlimm.

Für den Softwareauswahlprozess sollten Sie in der Regel 3-6 Monate veranschlagen. Damit dieser immens wichtige erste Schritt gelingt, empfehle ich Ihnen hierzu sowohl meine Tipps für ein gut vorbereitetes Auswahlprojekt als auch die Liste der größten Fehler, damit Sie wissen, worauf Sie achten müssen.

Anschließend steht das eigentliche Implementierungsprojekt der ausgewählten Lösung an. Die Ergebnisse des BARC Planning Survey 18 zeigen, dass sich mittelständische CPM-Implementierungen typischerweise in 2-6 Monaten realisieren lassen (siehe Abb. 1). Das heißt, dass ein komplettes CPM-Auswahl- und Einführungsprojekt – also vom Projektstart bis zum Roll-Out – in 5-12 Monaten zu schaffen ist. Damit ist es definitiv nicht das Monsterprojekt, das manche in ihm zu sehen scheinen.

Abbildung 1: Zeitdauer der Implementierung vom Softwarekauf bis zum initialen Roll-out (Quelle: BARC „The Planning Survey 18“, n=442)
Abbildung 1: Zeitdauer der Implementierung vom Softwarekauf bis zum initialen Roll-out (Quelle: BARC „The Planning Survey 18“, n=442)

Dabei gilt immer die Empfehlung „Think big, start small“. Ein überschaubarer Projektzeitraum ist für die erfolgreiche Auswahl und Einführung einer CPM-Lösung ein entscheidender Faktor. Fokussieren Sie sich deshalb auf Teilaspekte Ihrer Gesamtaufgabenstellung, um „Quick Wins“ zu generieren. Diese schaffen nicht nur Akzeptanz, sondern dienen auch dem internen Marketing für das Projekt. Je kürzer die Auswahl- und Implementierungszeit, desto höher ist in der Regel der unmittelbare Nutzen Ihres Projekts sowie die Wahrscheinlichkeit, das Projekt „in-time“ und „on-budget“ abzuschließen.

Warum die Uhr tickt – auch in Ihrem Unternehmen

Während CPM also für viele Entscheider (verständlicherweise) weitgehend Neuland ist, ist Excel häufig das Gegenteil: Man kennt sich schon ewig, hat viel zusammen durchgemacht und ist deshalb vielleicht sogar ein bisschen sentimental. Das ist menschlich gesehen zwar nachvollziehbar, beeinträchtigt aber massiv die Objektivität. Tatsächlich kann Excel gerade für kleinere Unternehmen oft eine gangbare Lösung darstellen, um beispielsweise die Budgetierung abzudecken. Sobald aber eine gewisse Größenordnung – und damit auch sowohl gehobener Anspruch als auch gestiegene Komplexität – erreicht wird, wird Excel schnell zum Problem, denn es wurde schlichtweg nicht dazu entwickelt, um den wachsenden CPM-Bedürfnissen mittelständischer Unternehmen im 21. Jahrhundert gerecht zu werden.

So bequem das Verharren in bestehenden Prozessen auch sein mag: Es ist nichts anderes als Stagnation. In einer Welt, die jedoch täglich neue Anforderungen an Unternehmen stellt, wirft Sie diese Erhaltung des Ist-Zustandes mit jeder verstrichenen Sekunde ein bisschen weiter zurück. Der Abstand zu den Konkurrenten, die mit der Entwicklung Schritt halten, weitet sich somit stetig aus.

Dass Excel neben den bekannten Defiziten (Fehleranfälligkeit, Inkonsistenzen, hoher manueller Aufwand usw.) außerdem für Unmut bei seinen Anwendern sorgt, belegen u. a. die Ergebnisse des aktuellen BARC Planning Survey 18. Die große Mehrheit derjenigen Anwender, die CPM-Speziallösungen im Einsatz haben, würden diese auch weiterempfehlen. Die Fürsprache für Excel fällt dagegen deutlich verhaltener aus (Abb. 2).

Abbildung 2: „Würden Sie Ihr Planungswerkzeug anderen Unternehmen weiterempfehlen?“ (Quelle: BARC „The Planning Survey 18“)? Professionelle Planungslösungen (n=861) vs. Excel (n=171)
Abbildung 2: „Würden Sie Ihr Planungswerkzeug anderen Unternehmen weiterempfehlen?“ (Quelle: BARC „The Planning Survey 18“)? Professionelle Planungslösungen (n=861) vs. Excel (n=171)

Fazit

Die Angst ist unbegründet: CPM-Projekte sind heutzutage kein Hexenwerk und lassen sich in aller Regel deutlich schneller durchführen als befürchtet. Lassen Sie sich also nicht von der Komplexität des Themas und der großen Auswahl an Lösungen verunsichern – der Überfluss an Optionen hat nämlich auch etwas Positives: Es gibt i. d. R. für jede erdenkliche Anforderungslage eine passende Lösung am Markt. Sie werden also mit hoher Wahrscheinlichkeit fündig werden. Sprechen Sie außerdem mit anderen, die vor derselben Herausforderung standen und diese erfolgreich gemeistert haben. So können Sie vielleicht aus den Fehlern anderer lernen und wertvolle Zeit und Ressourcen einsparen.

Vor allem aber sollten Sie eines nicht vergessen: Am Ende liegt es an Ihnen, ob Ihr Unternehmen auf CPM setzt und sich für die Zukunft wappnet – oder lieber abwartet und versucht, so lange wie möglich den Status quo zu erhalten. Letzteres mag kurzfristig die bequemere Variante sein – die bessere ist es aber definitiv nicht.

Dr. Christian Fuchs

Dr. Christian Fuchs ist Head of Research BI & Data Management sowie Senior Analyst bei BARC. Er ist Hauptautor der Studie “Softwarewerkzeuge für die Planung” sowie zahlreicher weiterer Veröffentlichungen im Bereich BI und Planung. Als Berater unterstützt er Unternehmen im Softwareauswahlprozess und in der Einführungsphase als auch zu strategischen Fragestellungen im Bereich Anwenderwerkzeugportfolio, Architektur und Einsatzszenarien.

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