Szenarioplanung: die Antwort auf unsichere Zeiten

Die Corona-Krise zeigt, wie schnell sich die Welt radikal verändern kann. Wie gut, dass es die Szenarioplanung gibt. Ein kurzer Überblick über Vorteile, Best Practices und die besten Tools zur Umsetzung

Das Jahr 2020 stellt Unternehmen rund um den Globus bislang besonders hart auf die Probe. Doch auch in Zukunft gilt es, auf plötzliche wirtschaftliche Abschwünge und andere tiefgreifende Veränderungen schnell und richtig zu reagieren. Dieser enormen Herausforderung begegnen belastbare Unternehmen mit der Szenarioplanung. Ein umfassender Szenarioplan ermöglicht es, handlungsfähig zu bleiben und im entscheidenden Moment bessere Entscheidungen zu treffen.

In diesem Beitrag werde ich die Vorteile der Szenarioplanung sowie einige Best Practices beschrieben. Im letzten Teil gehe ich darauf ein, wie Sie innovative Tools zur Verbesserung des Szenarioplanungsprozesses einsetzen können.

Was ist Szenarioplanung?

Bei der Szenarioplanung, die auch als „Was-wäre-wenn-Analyse“ bezeichnet wird, werden aktuelle Daten und Annahmen verwendet, um mehrere potenzielle Ergebnisse zu berücksichtigen. Die Definition der Szenarioplanung lautet „eine Reihe von Annahmen darüber, wie die Zukunft aussehen wird und wie sich Ihr Geschäftsumfeld angesichts dieser Zukunft im Laufe der Zeit ändern wird.“

Mithilfe eines Szenarioplans können Sie verschiedene Narrative untersuchen, um festzustellen, wie Sie zukünftige Geschäftsvorgänge am besten unterstützen können. Indem Sie bewerten, wie Variablen unter bestimmten Bedingungen interagieren, können Sie ermitteln, welche Variable den größten Einfluss auf Ihre Finanzpläne hat. Diese Variablen können die Preisgestaltung von Produkten, Betriebskosten, Marktschwankungen und mehr umfassen.

Alle Branchen, einschließlich gemeinnütziger Gesellschaften und der öffentlichen Hand, wenden die Szenarioplanung als Teil ihrer Finanzplanung und -analyse an. Typischerweise nehmen CFOs, Controlling-Leiter und Controller beim Thema Szenarioplanung die zentralen Rollen ein.

Vorteile der Szenarioplanung

Ohne proaktive Szenarioplanung werden viele Unternehmen Schwierigkeiten haben, schwierige Zeiten zu überstehen. Das zeigen die zahlreichen Insolvenzen, die wir seit Ausbruch der Corona-Pandemie beobachten konnten. Neben KMUs waren darunter auch einige Schwergewichte: in den USA erwischte es u.a. 24 Hour Fitness, Hertz und JCPenny, während in Deutschland beispielsweise Vapiano, Esprit und Galeria Kaufhof Karstadt einen Insolvenzantrag stellten.

Die Szenarioplanung ist ein wichtiger Bestandteil des Risikomanagement-Prozesses. Agile Organisationen verwenden Szenariopläne,

• um sich angemessen auf unvorhergesehene finanzielle Umstände vorzubereiten,
• um bessere Pivot-Pläne zu erstellen, mit denen auf Störungen reagiert werden kann,
• um finanzielle Fragen schneller und sicherer zu beantworten sowie
• um das Vertrauen der Aktionäre mit Plänen, die eine Risikominderung berücksichtigen, zu stärken.

Wofür eignet sich die Szenarioplanung am besten?

Die Szenarioplanung eignet sich am besten zur Vorhersage der Auswirkungen umfangreicher Änderungen oder Störungen. Beispiele für wichtige Veränderungen sind Finanzkrisen, Pandemien, Arbeitsstörungen, soziale Unruhen oder kriminelle Aktivitäten. Umgekehrt kann Ihnen die Szenarioplanung auch dabei helfen, unerwartete Erfolge wie explosives Wachstum oder plötzlich gestiegene Nachfrage nach Ihren Produkten und Dienstleistungen besser zu steuern.

Unternehmen benötigen während eines wirtschaftlichen Abschwungs einen Szenarioplan, wenn nicht sicher ist, wie sich die Marktvolatilität entwickeln wird. Bei größeren Störungen wird das, was zuvor funktioniert hat, einfach nicht mehr gekürzt. Historische Trends sind keine guten Indikatoren mehr für die zukünftige Leistung.

Die Szenarioplanung sollte nicht mit der Sensitivitätsanalyse verwechselt werden. Die Sensitivitätsanalyse berücksichtigt nur Änderungen in einer einzelnen Variablen, während alle anderen konstant bleiben. Um die Leistung mehrerer Variablen am besten vorhersagen zu können, müssen Sie die Szenarioplanung verwenden, um deren Auswirkungen zu erfassen.

Tools zum Erstellen eines Szenarioplans

Für eine effektive Szenarioplanung müssen Sie relevante Daten und Annahmen identifizieren. Womöglich möchten Sie z.B. unternehmensweite Daten, Marktinformationen und historische Ereignisse berücksichtigen. Durch das Sammeln unternehmensweiter Daten aus Ihren ERP-, CRM- und HR-Systemen können Sie das Gesamtbild besser erkennen. Wenn Sie neue Wettbewerber oder Innovationen auf dem Markt im Auge behalten, können Sie sich auch besser vorbereiten. Denken Sie an alle historischen Ereignisse, die zu großen Veränderungen in Ihrer Branche geführt haben. Wenn Sie die Beziehung zwischen verschiedenen Datenelementen formalisieren können, können Sie ein quantitatives Modell erstellen.

Eine zentrale Herausforderung für die Szenarioplanung besteht in der übermäßigen Abhängigkeit von manuellen Tabellenkalkulationen. Tabellenkalkulationen enthalten häufig fehlende Daten, inkonsistente Formeln und fehlerhafte Links. All diese Dinge können dazu führen, dass sich der Planungsprozess des Szenarios umständlich und schwierig anfühlt.

Viele Unternehmen müssen Daten aus unterschiedlichen Systemen konsolidieren. Der Versuch, Daten aus Ihren ERP-, CRM- und HR-Systemen in einem zusammenhängenden Szenarioplan zu kombinieren, kann eine ziemliche Leistung sein. Bei so vielen Systemen haben Controller möglicherweise Schwierigkeiten, relevante Daten rechtzeitig zu finden.

Unternehmen, die die Szenarioplanung ernst nehmen, benötigen ein spezielles Tool. Es ist wichtig, in ein Tool zu investieren, das unter Berücksichtigung der Szenarioplanung und -analyse erstellt wurde.

Anstelle herkömmlicher auf Tabellenkalkulationen basierender Systeme verwenden innovative Unternehmen Cloud-basierte Software, um Szenariopläne zu erstellen. Mit professioneller CPM-Software (Corporate Performance Management) können Finanzmanager auf einfache Weise Szenariopläne erstellen, die auf vorhandenen Ist-, Budget- und Prognosedaten basieren und dabei die typischen Probleme komplexer Tabellenkalkulationen vermeiden.

Im 2020 CFO Benchmark Report gaben 72% der Befragten an, dass ihre Organisationen bereit sind, neue Technologien zu testen, die ihre Finanzteams stärken und befähigen. Mithilfe von CPM-Software können Finanzteams jederzeit auf relevante Daten zugreifen und Ressourcen einfach verwalten, um die Entscheidungsfindung basierend auf Chancen und Risiken zu verbessern.

Fazit

Die Szenarioplanung ist ein leistungsstarkes Instrument, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens neu zu bewerten – in erfolgreichen Phasen ebenso wie in herausfordernden. Mit den richtigen Tools können Finanzteams schnell die wichtigsten Treiber, Daten und Annahmen identifizieren, die für die Planung einer besseren Zukunft erforderlich sind.

Wie einfach das mit Prophix möglich ist, werde ich Ihnen in meinem nächsten Beitrag schildern.

Dieser Beitrag wurde aus dem Englischen übersetzt.