6 Gründe, warum Ihr Jahresabschluss zu lange dauert

Zum Jahresende hin wird es in den Finanzabteilungen besonders ungemütlich. Schuld ist meistens ein sich scheinbar ewig hinziehender Jahresabschluss. Viele Beteiligte leiden unter dieser Ineffizienz—unnötig, wie unser Autor Lars Buchner findet. Er nennt die Ursachen dieser Probleme und zeigt auf, wie sie sich beseitigen lassen.

Es ist mal wieder soweit — das Jahresende naht! Für viele Mitarbeiter in Finanzabteilungen bedeutet das besonders viele Überstunden. Manch einer opfert gar das Wochenende, um seinen Beitrag zum mühseligen Jahresabschluss zu leisten. Daten einsammeln, verarbeiten, prüfen und Berichte erstellen — das ist zähe Arbeit, zumal, wenn mehrere Faktoren diesen Prozess unnötig in die Länge ziehen.

Nachfolgend möchte ich Ihnen sechs Gefahren aufzeigen, die Sie im Blick behalten sollten — denn sie können Ihre Schlussrechnung entscheidend in die Länge ziehen.

1. Mangelnde Unterstützung durch die Geschäftsführung

Wenn die Geschäftsführung einen zügigen Jahresabschluss will, muss sie selbst mit gutem Beispiel vorangehen. Das bedeutet: Der Jahresabschluss genießt hohe Priorität und die Geschäftsführung unterstützt dies, indem sie andere Aufgaben unterordnet bzw. auf die Zeit nach dem Jahresabschluss verschiebt.

2. Ungeeignete Softwarelösungen

Jede Software hat einen primären Einsatzzweck und sich daraus ableitende Stärken und Schwächen. ERP-Systeme sind beispielsweise ideal, um Transaktionen abzubilden, und Microsoft Excel glänzt bei Tabellenkalkulationen. Doch keines dieser Tools wurde für das Erstellen von Jahresabschlüssen entwickelt. Entsprechend groß ist die Herausforderung, wenn man sie dennoch dafür verwendet. Die deutlich einfachere und sichere Variante sind CPM-Lösungen. Hier ist der Jahresabschluss eine Kernfunktion und keine Zweckentfremdung.

3. Unzureichende Integration der Softwarelösungen

Da komplexe Aufgaben (wie eben der Jahresabschluss) Spezialsoftware erfordern, haben die meisten Unternehmens zwangsläufig mehrere solcher Lösungen im Einsatz. Ein grundsätzliches Problem ist das nicht—vorausgesetzt, sie sind miteinander integriert. Wer jedoch auf Insellösungen oder einzelne Spreadsheets setzt, muss am Jahresende im großen Stil manuell Daten konsolidieren. Das ist nicht nur enorm zeitaufwändig, sondern auch sehr fehleranfällig. Achten Sie daher darauf, Ihre Systeme bestmöglich zu integrieren.

4. Zu wenige Schulungen

Wenn Mitarbeiter unzureichend mit den Systemen und Prozessen im Unternehmen vertraut sind, kann das den Jahresabschluss massiv in die Länge ziehen. Gut geschulte Mitarbeiter arbeiten sicherer, fehlerfreier und letztendlich schneller.
Selbstverständlich müssen neue Mitarbeiter gut eingearbeitet werden — doch damit ist es nicht getan. Es muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter auf demselben Stand sind. Jährliche Auffrischungskurse sind dabei das Minimum.

5. Schlechte Kommunikation mit Mitarbeitern

Die Geschäftsführung muss sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Wichtigkeit eines schnellen Jahresabschlusses verstehen — andernfalls misslingt das Ziel der hohen Priorisierung (vgl. Punkt 1). Wer diese kraftraubende, aber ungemein bedeutsame Pflichtübung als reine Zeitverschwendung betrachtet, wird sich bestimmt kein Bein ausreißen, um fristgerecht die benötigten Daten zu liefern.

6. Kein Dialog mit Wirtschaftsprüfern

Ein regelmäßiger Austausch mit den zuständigen Wirtschaftsprüfern ist für einen zügigen Jahresabschluss unerlässlich. Andernfalls drohen Probleme erst dann bekannt zu werden, wenn es bereits zu spät ist. Also: Seien Sie proaktiv!

Fazit

Haben Sie haben die oben genannten Gefahren erfolgreich umschifft? Gratulation—Ihre Finanzabteilung wird es Ihnen danken! Ein zügiger Jahresabschluss macht allen beteiligten Mitarbeitern das Leben leichter. Zudem sendet er eine starke Nachricht nach innen wie nach außen: “Schaut her, wir nehmen unsere Verpflichtung zur finanziellen Berichterstattung ernst.”

Ein weiterer Vorteil: Je eher Vollzug gemeldet wird, desto eher liegen die aus der Schlussrechnung resultierenden Finanzinformationen bereit und können weiterverwendet werden, um fundierte Entscheidungen zu treffen und besser zu planen. All das entgeht Ihnen, wenn Ihr Jahresabschluss — warum auch immer — einmal wieder auf sich warten lässt.

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Dieser Beitrag erschien erstmalig am 07.11.2016 und wurde seitdem aktualisiert und ergänzt.