5 Tipps für eine bessere Budgetierung

Die Budgetierung ist eines der wichtigsten und am meisten missverstandenen Instrumente der Unternehmenssteuerung. Oft wird sie als reines Zahlenwerk betrachtet, obwohl sie ein höchst menschlicher Prozess ist, der auf Zusammenarbeit beruht. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das volle Potenzial nutzen können.

Jahr um Jahr stellt die Budgetierung zahlreiche Controller vor eine Herausforderung, die sich gewaschen hat. Das Gemeine daran: Es liegt nicht immer nur an der Software (auch, wenn ich Ihnen in meiner Funktion als Senior Sales Manager natürlich vollkommen objektiv versichern kann, dass Prophix hier Abhilfe schafft 😉).

Warum? Die Budgetierung ist in erster Linie ein kollaborativer Prozess. Sie werden mir hoffentlich beipflichten, dass die ideale Budgetierung auf einem ziemlich breiten Datenfundament steht, d.h., sie bezieht alle Abteilungen und – falls vorhanden – Tochtergesellschaften ein. Damit hat sie eine gewisse Verwandtschaft zum Jahresabschluss.

Für Sie als Controlling-Leiter mag das eine Binsenweisheit sein, doch vielen Ihrer Nicht-Finance-Kollegen ist das wahrscheinlich gar nicht bewusst. Häufig ist z.B. Abteilungsleitern gar nicht klar, weshalb sie ihre wertvolle Zeit ausgerechnet für die Dateneingabe opfern sollen, die das Controlling erbittet.

Infolge wird das Erfassen von Plandaten gerne als lästige Pflichtübung gesehen, die im Zweifelsfall als nachrangige Aufgabe eingestuft wird. Das führt regelmäßig zu signifikanten Verzögerungen, die Sie als Controller ausbaden müssen. Unter diesem Verhalten und der damit einhergehenden mangelhaften Kommunikation leidet am Ende jedoch die Handlungsfähigkeit des Managements.

Im Folgenden werde ich Ihnen fünf typische Hindernisse nennen, die Ihr Budget gefährden können, und Lösungsvorschläge aufzeigen. Das Beste daran: All diese Optimierungen können Sie hinterher selbständig aus dem Fachbereich heraus umsetzen.

1. Werden Sie Herr über die Datenflut

Es ist mittlerweile eine alte Leier, aber es stimmt einfach: Jeden Tag wächst die Datenmenge in Ihrem Unternehmen. Und jede Neuerung – sei es ein weiterer Mitarbeiter, ein neuer Prozess oder ein neues Produkt – verstärkt diesen Effekt nur noch.

Diese Unmenge an Daten macht es für das Controlling schwerer, Unternehmensdaten zu sammeln und zu analysieren. Gleichzeitig müssen Kollegen aus anderen Abteilungen länger abwägen, was davon für das Budget, den Forecast oder die Planung von Belang ist und was nicht.

Die Lösung: Überzeugen Sie die Geschäftsführung, Sie bei der Bewältigung dieses Problems zu unterstützen. Konkret muss das Controlling mit Werkzeugen ausgestattet werden, die das Datensammeln und -analysieren vereinfachen. Wenn fehleranfällige manueller Tätigkeiten wie die Datenkonsolidierung erst einmal automatisiert sind, kann das Controlling deutlich mehr leisten, weil endlich Zeit für die wirklich wichtigen Themen wie Analyse vorhanden ist.

2. Sorgen Sie für Klarheit im Umgang mit Daten

In ambitionierten Unternehmen stellen Manager Fragen wie „Wann und wie sollen diese Daten geteilt werden?“ oder „Wie stellen wir die Vertraulichkeit sicher?“.

Es ist vollkommen normal, dass alle Parteien wissen wollen, wie sie sowohl finanzielles als auch nicht-finanzielles Wissen teilen können. Wenn dieser Prozess unklar oder umständlich ist, verlangsamt sich die Zusammenarbeit.

Die Lösung: Tauschen Sie sich mit anderen Controlling-Leitern aus, die in einer ähnlichen Situation sind bzw. waren. Es mag banal klingen, doch so lassen sich oft Wege finden, sowohl Ihre Arbeitsmethoden als auch Ihre Prozessautomatisierung zu verbessern.

Wenn Sie dann eine entsprechende Initiative in Ihrem Unternehmen starten und erfolgreich zu Ende bringen, verbessert sich automatisch die Beziehung zwischen Controlling und den anderen Abteilungen und erhöht deren Vertrauen in den Budgetierungsprozess.

3. Zeigen Sie Ihren Kollegen die Vorteile der Budgetierung auf

Seien wir mal ehrlich: Es ist immer ein bisschen beängstigend, die Verantwortung für eine große Menge Zahlen zu tragen. Als Vertriebler weiß ich, wie schwierig es ist, sich auf eine einzige Zahl festzulegen, weil es so viele Variablen gibt, die einen Einfluss auf deren Aussagekraft haben.

Vielen Planungsbeteiligten in den Fachbereichen geht es ähnlich: Sie haben Bedenken und zögern infolge die Datenerfassung so lange hinaus wie möglich.

Die Lösung: Wie so oft geht es auch hier um die Firmenkultur. Es muss allen klar sein, wie wichtig das pünktliche Einreichen von Daten ist – unabhängig von deren Kurzlebigkeit. Unsere Kunden haben hierzu verschiedene Strategien verfolgt, um Bedenken oder Vorbehalte auszuräumen. Es gibt eine Reihe von Beispielen, in denen heute Abteilungsverantwortliche an einem Tisch sitzen und konstruktiv, im Sinne der Gesamtzielerreichung, miteinander sprechen. Das steht im Kontrast zur „alten“ Welt der Blockaden, in der das Abteilungsdenken Vorrang hatte, da die Gesamtauswirkungen nicht auf Knopfdruck transparent gemacht werden konnten.

Könnten Sie folgende Fragen aktuell beantworten?

• „Wissen wir, weshalb einige unserer Kennzahlen so stark schwanken?“
• „Bis zu welchem Grad sind wir reaktionsfähig, bzw. wann müssen wir eskalieren?
• „Welche Maßnahmen leiten wir in welchem Zeitraum bei Budgetabweichungen ein?“
• „Haben wir die notwendigen Werkzeuge, um die Zusammenhänge auf Knopfdruck identifizieren zu können?“

4. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten den Prozess verstanden haben

Wie gut verstehen die Abteilungsleiter in Ihrem Unternehmen den Zusammenhang zwischen ihrer Datenabgabe und den Maßnahmen, die daraus abgeleitet werden? Wenn dieser Prozess nicht allen Beteiligten klar ist, wirkt sich das oft negativ auf die Bereitschaft aus, Daten einzureichen.

Die Lösung: Stecken Sie mit den Beteiligten die Köpfe zusammen und veranschaulichen Sie ihnen, welche Auswirkungen die Daten, die sie einreichen, auf den finanziellen und strategischen Zustand der Gesamtorganisation haben. Wenn Sie für diese Maßnahme die Rückendeckung der Geschäftsleitung haben, verdeutlicht das die Wichtigkeit, die das Thema genießt.

5. Spielen Sie keine politischen Spielchen

So nützlich die Budgetierung aus unternehmerischer Sicht ist, so problematisch ist sie leider aus politischer Sicht. Immerhin entscheidet das Budget z. B. darüber, wessen neues Projekt durchgeführt werden darf oder welchem Bereich ab sofort deutlich weniger Mittel zur Verfügung stehen.

Wenn Mitarbeiter sich benachteiligt fühlen und vermuten, dass aufgrund persönlicher Vorlieben statt objektiv-wirtschaftlicher Gesichtspunkte budgetiert wurde, kann das Budget eine ungeahnte politische Sprengkraft entfalten.

Die Lösung: Kein Planungsprozess ist perfekt; es geht immer noch besser. Es liegt an Ihnen, die Anzahl der Entscheidungen, die als politisch subjektiv aufgefasst werden können, zu minimieren. Das geht, indem Sie Transparenz zeigen und Ihre Kollegen stärker in den Planungsprozess miteinbeziehen.

Für alle Betroffenen muss klar sein, wie die Leistung ihrer Abteilung sich auf die Finanzierung von Projekten (und die Gesamtstrategie) auswirkt. Ist das der Fall, erhöht sich auch die Bereitschaft zur Zusammenarbeit.

Fazit

Wenn Sie es schaffen, entlang des gesamten Budgetierungsprozesses ein solides Fundament für die Zusammenarbeit aufzubauen, verbessern sich Ihre Budgets, Ihre Gesamtsteuerung und in der Regel auch die Ergebnisse. Ganz sicher aber wird das Vertrauen der Mitarbeiter in Zahlen und Daten steigen, und somit auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Jedes Unternehmen ist anders, aber ich hoffe, dass Ihnen diese Tipps dennoch helfen, Ihre Budgetierung weiter zu optimieren.