Gastbeitrag: CPM-Softwareauswahl – Diese 3 Fehler sollten Sie vermeiden

Ein CPM-Projekt birgt viele Risiken.

Bei der Suche nach der richtigen CPM-Lösung steht viel auf dem Spiel; Fehlentscheidungen haben oft gravierende Folgen. BARC-Analyst Dr. Christian Fuchs nennt die 3 häufigsten Fehler und gibt Tipps, um es besser zu machen.

In vielen Unternehmen ist Excel nach wie vor das Mittel der Wahl, um Reporting- und Planungsprozesse abzubilden – oft aus Bequemlichkeit („ist eh schon da und kostet nichts“). Für die meisten kommt jedoch irgendwann der Moment, an dem der Excel-Schmerz zu groß wird: Eine professionelle CPM-Lösung muss her. Doch das ist leichter gesagt als getan.

In meiner Tätigkeit als Analyst bei BARC begleite ich Unternehmen seit nunmehr gut 7 Jahren bei der Auswahl von Business Intelligence (BI)- und CPM-Lösungen. Dabei zeigt sich, dass gewisse Fehler im Auswahlprozess mit beachtlicher Häufigkeit auftreten. Es handelt sich hierbei keineswegs um Lappalien, sondern um schwerwiegende Fehltritte, die den Projekterfolg massiv gefährden können.

Damit Sie diese Gefahren in Ihrem Projekt umgehen können, habe ich Ihnen die drei aus meiner Sicht häufigsten Fehler zusammengestellt – samt Tipps, um diese zu vermeiden.

Fehler 1: Schlampige Anforderungserhebung

Die Basis eines jeden Softwareauswahlprozesses ist eine solide Anforderungserhebung. Dennoch scheitern erstaunlich viele Unternehmen bereits an diesem ersten Schritt. Immer wieder anzutreffende „Klassiker“ sind dabei bspw.:

  • Die IT sucht ein „geeignetes“ Werkzeug für den Fachbereich, ohne diesen in die eigentliche Anforderungsdiskussion einzubeziehen.
  • Anforderungen werden nur eingeschränkt in Teilen des Unternehmens erhoben, ohne aber alle relevanten Bereiche zu befragen.
  • Zu kurzfristiges Denken: Es wird ein Werkzeug gesucht, das nur für die aktuell größten Pain Points adressiert, ohne mit Weitblick an zukünftige Anforderungen zu denken.

 

Wenn Sie sich in einem dieser Punkte wiederfinden, sollten alle Alarmglocken schrillen! Mit den genannten Verhaltensweisen laufen Sie Gefahr, eine eingeschränkte Anforderungserhebung durchzuführen.

Sorgfalt geboten
Für eine gute Anforderungsanalyse ist sorgfältiges Arbeiten gefragt.

Mein Tipp: Setzen Sie auf eine sorgfältige fachliche, technische und organisatorische Anforderungsanalyse bei allen Unternehmensteilen, die später mit dem Werkzeug arbeiten sollen. Dies umfasst Fachbereiche als auch IT, um Akzeptanzproblemen von Beginn an vorzubeugen.

  • Im Rahmen der fachlichen Anforderungsanalyse werden unbedingt notwendige und gewünschte Funktionen sowie der Anwenderkreis der Software identifiziert.
  • Die technische Anforderungsanalyse befasst sich mit Datenschutz, -sicherheit, notwendiger und erreichbarer Performance, Plattformen und Betriebssystemen sowie der Datenbanktechnologie.
  • Aus organisatorischer Sicht sind die Anzahl der Anwender oder Unterstützung verschiedenster Nutzertypen (Power User, Ad hoc User, End User) durch Werkzeugfunktionalität relevante Auswahlkriterien.

 

Als Ergebnis der Anforderungsanalyse entsteht ein vollständiger Katalog mit Kriterien, anhand derer eine Eignung der verfügbaren Softwarelösungen beurteilt wird. Da nicht jedes Kriterium gleichwertig ist, sind die einzelnen Anforderungen zu gewichten. Für die Vorauswahl („Short List“) werden lediglich die wichtigen Kriterien herangezogen, um den Markt anhand einer kleinen Auswahl relevanter Beurteilungspunkte effizient einzugrenzen. Erst in der Detailevaluierung werden weitere Kriterien herangezogen.

Wenn Sie diese Empfehlungen beherzigen, verschaffen Sie sich eine sehr gute Ausgangslage, um sich im weiteren Verlauf des Projekts für eine passende CPM-Lösung zu entscheiden.

Fehler 2: Kauf des Anbieters, nicht der Lösung

Sich von Beginn an nur auf „große“ und weitbekannte Softwareanbieter zu fokussieren, ist ein Fehler vieler Unternehmen, gerade im Mittelstand. Insbesondere „kleinere“ und spezialisierte Softwareanbieter haben aber häufig sehr gute Lösungen und ein ausgeprägtes Verständnis für lokale Besonderheiten in Branchen bzw. Unternehmensgrößen.

So verständlich die Sorge nach Investitionssicherheit ist und, dass „kleinere“ Anbieter ja vermeintlich viel schneller insolvent gehen oder übernommen werden könnten, so falsch sind häufig die Schlüsse, die IT-Entscheider in Unternehmen daraus ziehen. Auch „große“ Softwareanbieter geben keine absolute Gewähr für die Kontinuität ihrer Produkte. Anbietergröße und Lösungsgüte hängen nicht zwangsläufig zusammen.

Größe ist nicht alles.
Schiere Größe ist nicht das entscheidende Kriterium bei einer Software-Auswahl.

Sie sollten daher bei Ihrer Entscheidung grundsätzlich bedenken: Größer ist nicht immer besser – vermeintlich „große“ Anbieter sind ihren „kleineren“ Wettbewerbern nicht zwangsläufig in allen Belangen überlegen. Die reine Größe oder Bekanntheit eines Anbieters sind kein Entscheidungskriterium. Vielmehr zählt das Gesamtpaket aus technischer und funktionaler Unterstützung bezogen auf die eigenen individuellen Anforderungen zu einem vernünftigen Preis-Leistungs-Verhältnis.

Insbesondere Themen wie verfügbare Supportleistungen vor Ort, Wertschätzung des Kunden durch den Anbieter, sprechen der lokalen Sprache sowie Kenntnis der lokalen Besonderheiten sind nur einige nicht zu unterschätzende Anforderungen bei der Softwareauswahl. Diese sind häufig bei „kleineren“ Anbietern deutlich besser ausgeprägt als bei „großen“ weitbekannten Softwareanbietern. Das zeigen unsere jahrelangen Analysen und Erfahrungen.

Fehler 3: Kein Proof of Concept

Die Entscheidung, aus Zeit- oder Kostengründen auf eine Detailevaluierung der Lösungen auf der Short List zu verzichten, kann riskant sein. Gerade im Rahmen der Detailevaluierung sollten Sie die Lösungen hinsichtlich aller relevanten Anforderungen sowie Kosten auf Herz und Nieren prüfen. Dies schafft Investitionssicherheit und minimiert das Risiko, sich falsch zu entscheiden.

Eine Detailevaluierung hat das Ziel, ein möglichst genaues Bild der Leistungsfähigkeit der Software zu bekommen. Hierzu eignen sich Test-Installationen, strukturierte Anbieterpräsentationen und Prototyp-Erstellungen („Proof of Concept“), idealerweise auf Basis von Aufgabenstellungen und Daten, die möglichst realitätsnah dem späteren Einsatzgebiet im Unternehmen entsprechen.

Weiterhin nützlich sind Referenzkundengespräche oder die Hinzuziehung externer Berater, die Feedback zu Anbietern und Produkten aus anderen Projekten und Firmen geben können. Vor allem das Feedback anderer Anwender, die tagtäglich mit einer Lösung arbeiten, ist häufig ganz besonders wertvoll, da Probleme und Herausforderungen in der Nutzung im Echtbetrieb transparent werden.

Fazit

Die richtige CPM-Lösung zu finden, ist keine Raketenwissenschaft. Wenn Sie die genannten Tipps beherzigen, stehen die Chancen gut, dass Sie ein sorgfältiger Auswahlprozess zum gewünschten Erfolg führt.

Wichtig: Begehen Sie nicht die gleichen Fehler wie viele andere Unternehmen und achten Sie auf entsprechende Warnsignale. Die Kenntnis der richtigen Vorgehensweise bei der Softwareauswahl und wesentlicher Fehler, die man nicht begehen sollte, kann Sie im Zweifelsfall vor einer Fehlentscheidung oder sogar einem gescheiterten Projekt bewahren. Steuern Sie aktiv dagegen, wenn Sie merken, dass etwas im Auswahlprozess schiefläuft.

Mit diesen Tipps steht einer erfolgreichen CPM-Softwareauswahl nichts mehr im Wege. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrem eigenen, fehlerfreien Auswahlprozess!

Über den Autor

Christian Fuchs
Dr. Christian Fuchs ist Head of Research BI & Data Management sowie Senior Analyst bei BARC. Er ist Hauptautor der Studie “Softwarewerkzeuge für die Planung” sowie zahlreicher weiterer Veröffentlichungen im Bereich BI und Planung. Als Berater unterstützt er Unternehmen im Softwareauswahlprozess und in der Einführungsphase als auch zu strategischen Fragestellungen im Bereich Anwenderwerkzeugportfolio, Architektur und Einsatzszenarien.

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Christian Fuchs
Christian Fuchs

Dr. Christian Fuchs ist Head of Research BI & Data Management sowie Senior Analyst bei BARC. Er ist Hauptautor der Studie “Softwarewerkzeuge für die Planung” sowie zahlreicher weiterer Veröffentlichungen im Bereich BI und Planung. Als Berater unterstützt er Unternehmen im Softwareauswahlprozess und in der Einführungsphase als auch zu strategischen Fragestellungen im Bereich Anwenderwerkzeugportfolio, Architektur und Einsatzszenarien.

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